Verschlüsselung, Backup, WLAN,...

Ein Notebook im Bus zu vergessen kann schwere Folgen haben. Häufig sind personenbezogene Daten unverschlüsselt auf dem Rechner gespeichert (ein Windows-Passwort ist nicht ausreichend) und der Verlust reißt ein riesiges Datenleck. Gleichzeitig kann auch die Verbandsarbeit ins Stocken geraten, wenn ein Backup der Daten fehlt. Was gibt es für Lösungen und was kann man empfehlen? Wir haben Antworten zu diesen und weiteren Fragen gesammelt.

Gemeinsame Dateiablage

In der Jugendarbeit sind Cloud-Speicher keine Neuigkeit. Laufend werden zwischen Ehren- und Hauptamtlichen Dokumente online geteilt, die gleichzeitige kollaborative Arbeit ist praktisch und setzt sich zunehmend durch. Die beliebten Dienste kommerzieller Unternehmen sitzen jedoch häufig außerhalb der EU, ein hohes Datenschutz-Niveau kann nur selten oder gar nicht gewährleistet werden. Die Alternative für den kleinen Vereins-/Verbandskontext: Netzwerkspeicher, wie jene von Synology oder QNAP. Diese Geräte wurden noch vor wenigen Jahren als einfache Festplatte mit Netzwerkanschluss kleingeredet und übernehmen nun zunehmend Aufgaben potenter Server bei gleichzeitig einfacher Einrichtung und günstigem Anschaffungspreis. Sie ermöglichen als Geräte im Büro eine eigene Cloud, ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, können mittlerweile sogar als Mailserver und Messengerdienst verwendet werden. Mächtige Zusatzpakete wie Nextcloud erweitern den Funktionsumfang noch weiter. Die Daten verbleiben endlich in eigenen Händen.

Die Sache mit den Backups

Egal, wo die Daten der eigenen Organisation liegen – zentral auf einem Server oder auf einem einzelnen Notebook, es braucht Backups und eine Backupstrategie. Auch dies lässt sich über Netzwerkspeicher lösen, welche automatisch im Hintergrund tägliche Backups der Rechner anlegen und auch selbst ihre Inhalte auf eine externe Festplatte sichern können. Wird diese Backup-Festplatte zudem wöchentlich getauscht und an einem externen Ort gelagert, hat man bereits sehr viel dafür getan, dass der Schaden durch Verlust oder Totalausfall eines Rechners begrenzt bleibt – die Backupstrategie steht.

Verschlüsselung

Verliert man ein Notebook, so lässt sich häufig ein Großteil des Festplatteninhaltes auch ohne Kenntnis des Windows-Passworts auslesen – ein nicht zu unterschätzendes und reales Szenario und ein handfestes Datenschutzproblem. Abhilfe schafft eine Festplattenverschlüsselung. In Windows 10 Pro kann hierfür die interne Bitlocker-Funktion dienen, welche in den Einstellungen nachträglich aktiviert werden kann, für Linux-Systeme gibt es ähnliche Konzepte. Für Windows 10 Home, für USB-Sticks oder externe Festplatten bietet sich das kostenfreie Tool VeraCrypt an. Dieses erstellt eine verschlüsselte Container-Datei, die erst nach Eingabe des festgelegten Passwortes als neues Laufwerk sichtbar wird. Die Verschlüsselung von E-Mails ist technisch ebenfalls möglich, birgt jedoch nach wie vor viele Hürden im Detail. Abhilfe kann hier das ebenfalls kostenfreie Tool 7-Zip bieten. Dateien und Ordner lassen sich damit als komprimierte Datei abspeichern, mit einem Passwort versehen und können anschließend sicher via Mail versendet werden. Das Entschlüsselungspasswort sollte selbstverständlich auf anderem Wege kommuniziert werden.

WLAN auf Veranstaltungen

„Zu Hause ist dort, wo ich WLAN habe“ ist ein T-Shirt-Spruch, der jedoch die Lebensrealität junger Menschen trifft. Die Frage „Gibt es hier WLAN?“ dürfte vielen in der Jugendarbeit geläufig sein. Mittlerweile ist es relativ einfach geworden, ein Gast-WLAN für 50 Teilnehmende und mehr aufzubauen. Vodafone, Telekom und o2 bieten diverse Geräte an – GigaCube, Speedbox, Homespot – teils sogar mit Akku. Das Prinzip ist denkbar simpel: Stecker in die Steckdose und das WLAN steht zur Verfügung, die Geschwindigkeit ist dabei abhängig von der mobilen Netzabdeckung. Die laufenden Kosten sind je nach Tarif nicht viel höher, als ein einfacher DSL-Anschluss für den Heimbereich.

Zum Weiterlesen:

Blog Moderne Vereinsorganisation (u.a. Tipps zur Digitalen Vereinsarbeit)